بعضها يرجع لعام 1991

المواصلات: إطلاق مبادرة شبابية لأرشفة الملفات الكترونيا

اثنى وكيل وزارة المواصلات المهندس حميد القطان على مبادرة موظفات قسم المكتب الفني بقطاع خدمات المشتركين لابتكارهم برنامج الكتروني يمكن من خلاله تخزين وارشفة جميع الملفات الورقية، ما يساهم في الانتقال من مرحلة الارشيف الورقي الى الارشيف الالكتروني.

وقال القطان عقب استقبالهن في مكتبه للاطلاع على التجربة التي قمنى بها في القطاع، اننا نعول كثيرا على الطاقات الشابة ومبادرتها في تطوير العمل والارتقاء به.

واكد ان مشروع الارشفة الالكترونية سيساهم فيالاستغناء تدريجيا عن الأرشيف الورقي بما يحويهمنمعاملات وملفات، وتوفير الحيز المكاني والتقليل من الأخطاء، وسهولة الوصول للملفات والمستندات، بالإضافة الى سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الكترونيا بين قطاعات الوزارة مستقبلا، كما يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية.

ومن جانبه اعلن وكيل الوزارة المساعد لقطاع خدمات المشتركين عبدالله العازمي عن الانتهاء من ارشفة جميع الملفات الخاصةبالقطاع الكترونيا منذ عام 2011 وحتى اليوم.

واوضح العازمي ان عملية الارشفة الالكترونية بعد ان تم فرز جميع الملفات حتى فترة ما بعدعام 1991 وفلترتها للاحتفاظ بالهام منها وحفظ الباقي في مخازن الوزارة، مشيرا الى انالعمل على هذ المشروع بدأ منذ عام 2011.

وبين ان الوزارة في حاجة الى مثل هذه المشاريع التيتساهم في تسريع سير العمل مع ضمان الدقةوالتنظيم وسهولة البحث، مؤكد ان برنامج الارشفة الحديث سيوفر كثيرا من الجهد ويخفف من عدد الموظفين العاملين في اقسام الارشيف والتنسيق والمتابعة ويسرع من الأداء ويوفر ايضا في كلفة الورقيات، اضافة الى كونه طريقة امنه لحفظ الملفات من التلف والضياع كما في حال حدوث كوارث فإنها تبقى محفوظة.

ومن جانبها قالت مصممة برنامج الارشفه بوزارة المواصلات سامية المطيري ان الفكرة بدأت في عام 2011 من خلال تبني وكيل قطاع خدمات المشتركين مبادرة التطوير الاداري وتذليل جميع العقبات ودعم واستثمار الطاقات الشبابيه وتشجيع الافكار الجديدة.

وقالت انها وجدت الدعم الكبير من وكيل القطاع التي اعطى توجيهات لتطبيق البرنامج على ارض الواقع بل وساهم في تذليل جميع العقبات التي واجهتنا خلال التنفيذ.

وبينت ان الأرشفة الالكترونية كتطبيق معلوماتي جديد يعتبر نقله نوعيه في وزارة المواصلات، حيث يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع اهمية المستند ومحتوياته وطريقة استرجاعه.

ولفتت الى ان تطبيق المشروع تم على ثلاث مراحل، الاولى تمثلت بعمل دراسة على آلية سير العمل في القطاع من خلال الاطلاع على الملفات الخاصة في مكتب وكيل القطاع والمكتب الفني وقسم التنسيق والمتابعة، ثم المرحلة الثانية التي تمثلت في وضع أسس وآلية لفرز الملفات التي تعود الى ما بعد الغزو، مشيرة الى ان وجود تشابك كبير في بعض الاختصاصاتكان يمثل عقبه في عملية الفرز واستغرق وقت طويل وجهد كبير.

وذكرت المطيري ان العمل كان على خطين متوازيين الاول فرز الملفات القديمة  وترتيبها تمهيدا لأرشفتها الكترونيا والثاني ارشفة المعاملات الجديدة مباشرة حتى لا يتم تعطيل العمل لافته الى انه تم ارشفة جميع كتب الاعطال الصادرة والواردة من المحافظات والقطاعات وقسم التنسيق والمتابعة الذي يضم جميع مراسلات القطاع سواء الداخلية او الخارجية.

واشارت الى ان المرحلة الاخيرة من المشروع كانت عبارة عن تدريب الموظفات على استخدام الحاسب الالي ومن ثم تدريبهم للعمل على برنامج الارشيف الإلكتروني الجديد.

وبدورها استمعت وكيل الوزارة المساعد للشؤون الادارية والقانونية بثينة السبيعي الى شرح تفصيلي للمشروع وجميع خطوات العمل.
 وابدت استعدادها لدعم هذا المشروع الهام ووعدت بتذليل جميع العقبات التي قد تواجه فريق العمل.

وقالت السبيعي نحن سعداء بوجود هذه الافكار والطاقات الشبابية المبدعة القادرة على العمل والتطوير، مؤكدة على دعمها لكل ما من صالح العمل وصالح الموظف لأنه في النهاية سيصب في مصلحة المواطن.

وذكرت انها ستستعين بهذا الفريق بمعاونة موظفي القطاعلأرشفةملفات قطاع الشؤون القانونية بعد ان ينتهوا من قطاع خدمات المشتركين، وذلك نظرا لما يحويه قطاع القانونية من ملفات لقضايا هامة،قد تظل منظورة امام المحاكم لسنوات ليتم حفظها واضافة اي مستندات جديدة على القضية مهما بلغ عددها، وفي نفس الوقت الحفاظ عليها واعادة طباعة اي منها حين الحاجة اليه.

وبينت السبيعي ان الوزارة تسعى الى مواكبة التطور من خلال الاستعانة بالتكنولوجيا الحديثة التي تساهم في تسهيل وتسريع سير العمل، لافتة الى ان الارشفة الالكترونية تمثل قاعدة بيانات اساسية لحفظ الملفات وترتيبها بما يسمح في المستقبل باستحداث خطوات اخرى مثل التراسل الإلكتروني بين قطاعات الوزارة والتي من شأنها توفير الوقت والقضاء على الروتين.

 

×